Ciekawie napisane pismo aplikacyjne (LM) musi zawierać u góry z lewej strony dokumentu nasze imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, takie jak adres poczty elektronicznej i numery telefonów, pod którymi jesteśmy dostępni. U góry z prawej strony umieszcza się miejscowość i datę, a poniżej adresata (najlepiej, gdy wymienimy go z imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji) oraz nazwę firmy.
Tuż za typową formułką grzecznościową typu „Szanowna Pani” pierwszy akapit listu motywacyjnego powinien zawierać informacje, na jakie stanowisko kandydat aplikuje i czy jest to odpowiedź na ogłoszenie, a jeśli tak, to na jakie; czy też kandydat o wakacie dowiedział się w inny sposób. Duże firmy zazwyczaj równolegle prowadzą kilka procesów rekrutacji, dlatego też tych informacji nie może zabraknąć w liście motywacyjnym.
W drugiej części listu motywacyjnego przedstaw swoje wykształcenie i doświadczenie zawodowe w taki sposób, aby w jak największym stopniu nawiązywały do treści danej oferty pracy. Nie powtarzajmy jednak słowo w słowo całych fragmentów naszego CV – skoncentrujmy się na tych istotnych dla danego stanowiska pracy umiejętnościach praktycznych, elementach wykształcenia oraz cechach osobistych.
Kiedy chcemy zmienić nie tylko pracodawcę, lecz także sam zawód i staramy się o pracę, której obecnie nie wykonujemy, w liście motywacyjnym powinniśmy opisać te doświadczenia zawodowe z przeszłości, które w największym stopniu związane są z charakterem oferowanego stanowiska pracy. W takim przypadku więcej miejsca możemy też poświęcić naszemu wykształceniu i cechom osobistym, jeśli są zgodne z wymaganiami określonej pracy.
Warto chwalić się sukcesami, np. awansami, szczególnymi osiągnięciami i przeprowadzonymi z powodzeniem własnymi inicjatywami, jednak oczywiście powinniśmy zachować w tym pewien umiar i wyczucie sytuacji. Dla pracodawcy bowiem często najbardziej odpowiadającym pracownikiem będzie ten dostatecznie dobry na dane stanowisko, a niekoniecznie typ gwiazdy, który jest najlepszy ze wszystkich w określonej dziedzinie. Taki „dobry” kandydat sprawia wrażenie, że będzie dobrze wypełniał powierzane mu obowiązki, a jednocześnie nie będzie miał wygórowanych wymagań i łatwo dostosuje się do norm obowiązujących już w firmie. Daj także odczuć rekruterowi czytającemu Twój list motywacyjny, że dobrze wiesz, jakie są oczekiwania wobec pracownika na danym stanowisku oraz znasz specyfikę określonego przedsiębiorstwa i rynku, na którym działa.
W zakończeniu listu motywacyjnego podziękuj czytającemu za uwagę, jeszcze raz podkreśl swoje zainteresowanie daną ofertą pracy i wyraź gotowość do spotkania się na rozmowie kwalifikacyjnej. Jeśli w CV nie starczyło miejsca na wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, list motywacyjny powinien zawierać taką klauzulę – takie oświadczenie lepiej jednak wpisywać do CV.