Rozmowa w sprawie zatrudnienia to najważniejszy etap poszukiwania zatrudnienia. Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną zazwyczaj oznacza, że nasze dokumenty aplikacyjne, czyli zazwyczaj CV oraz przykładowe pismo aplikacyjne spełniają założenia pracodawcy i zostało nam tylko do „pokonania” 2-4 innych kontrkandydatów na określone stanowisko pracy. Od rozmowy kwalifikacyjnej zależy nie tylko przyjęcie do pracy, lecz także warunki, jakie pracownik uzyska/ wynegocjuje.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej mamy okazję dowiedzieć się na czym dokładnie polegałaby nasza praca zarobkowa często też możemy porozmawiać z potencjalnym przełożonym i przyjrzeć się siedzibie firmy. Ułatwia nam to podjęcie decyzji, czy dalej jesteśmy zainteresowani pracą w danej firmie. Pracodawca natomiast przede wszystkim chce sprawdzić, czy posiadamy opisane w CV i liście motywacyjnym umiejętności i doświadczenia, czy rzeczywiście jesteśmy zainteresowani pracą w danej firmie na określonym stanowisku, czy mamy realistyczne wymagania płacowe oraz czy sprawiamy wrażenie, że łatwo dostosujemy się do zespołu współpracowników.
W zależności od wielkości firmy, sposobu, w jaki zazwyczaj poszukuje pracowników oraz rangi stanowiska pracy, proces rekrutacji może składać się tylko z jednej rozmowy kwalifikacyjnej lub też być wieloetapowy. W małej lub średniej firmie istnieje większe prawdopodobieństwo, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej będziemy rozmawiać z bezpośrednim przełożonym lub właścicielem firmy, a ten etap procesu rekrutacji ograniczy się do jednej dłuższej rozmowy i ewentualnie kolejnej, krótszej, w której dokładnie omówione zostaną warunki finansowe. W firmach większych, szczególnie w polskich oddziałach międzynarodowych korporacji można się spodziewać wydłużonego w czasie, wieloetapowego sposobu rekrutacji nowych pracowników. Bardzo często pierwsze spotkanie nie odbywa się w siedzibie firmy, lecz w działającej na jej zlecenie agencji doradztwa personalnego i dopiero, jeśli przejdziemy ten pierwszy etap, spotkamy się na kolejnej rozmowie kwalifikacyjnej w firmie. I nawet to może nie oznaczać końca rekrutacji, gdyż pracodawca może zażyczyć sobie, abyśmy poddali się dodatkowej ocenie, np. w formie jakiegoś testu psychologicznego lub assessment centre.
Jeśli pierwsza rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzana jest przez pracowników agencji doradztwa personalnego, jej podstawowym celem zazwyczaj będzie drobiazgowa weryfikacja faktów z opisanego w CV doświadczenia zawodowego, a także ocena naszej motywacji do pracy i celów zawodowych. Dodatkowo, jeśli w ofercie pracy wyszczególniono znajomość określonego języka obcego, możemy się spodziewać co najmniej kilku pytań zadanych w tym języku.